Pädagogisches Netz / Office 365
Zur Nutzung unseres pädagogischen Netzes und von Office 365 an der Schule ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Darüber möchten wir im folgenden informieren. Am Ende finden Sie als Download die Nutzungsvereinbarung pädagogisches Netz und Office 365
Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten der Benutzer des pädagogischen Netzes und von Office 365 werden erhoben, um dem Benutzer die genannten Dienste zur Nutzung im Unterricht und zur Vor- und Nachbereitung von Unterricht zur Verfügung zu stellen, die Sicherheit dieser Dienste und der verarbeiteten Daten aller Benutzer zu gewährleisten und im Falle von missbräuchlicher Nutzung oder der Begehung von Straftaten die Verursacher zu ermitteln und entsprechende rechtliche Schritte einzuleiten.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des pädagogischen Netzes und von Office 365 erfolgt auf der Grundlage von DS-GVO Art. 6 lit. a (Einwilligung).
Kategorien betroffener Personen
Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte
Kategorien von personenbezogenen Daten
Pädagogisches Netz
- Anmeldeinformationen (Nutzerkennung, Passwort, Passworthinweis)
- Nutzerinhalte (erzeugte Dateien und Inhalte, Versionen von Dateien)
- technische Daten (Datum, Zeit, Gerät, Traffic, IP Nummern aufgesuchter Internetseiten und genutzter Dienste)
Office 365
Anmeldeinformationen, Rechte und Rollen, Zuteilung zu Gruppen, Nutzungsdaten von Inhalten, Interaktionen, Suchvorgänge und Befehle, Text-, Eingabe- und Freihanddaten, Inhalte (Details siehe https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement#mainenterprisedeveloperproductsmodule - soweit auf Office 365 Education zutreffend), Lizenzinformationen (Anzahl Installationen, bei Nutzung von Office 365 Pro Plus)
Kategorien von Empfängern
Pädagogisches Netz
Intern:
- Lehrkräfte, andere Benutzer/ Schüler (nur gemeinsame Daten oder von Nutzern in ein gemeinsames Verzeichnis übermittelte Daten oder Freigaben),
- Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich),
- Schulleitung (alle technischen und öffentlichen Daten; Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung und nach vorheriger Information der Benutzer und im Beisein von Zeugen - Vier-Augen-Prinzip),
Extern:
- Dienstleister, Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich, auf Weisung der Schulleitung)
- Ermittlungsbehörden (alle Daten betroffener Nutzer, Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im Verdachtsfall einer Straftat)
- Betroffene (Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO)
Office 365
Intern:
- Schulische Administratoren (alle technischen und Daten und Kommunikationsdaten, soweit für administrative Zwecke erforderlich)
- Schulleitung (Zugangsdaten, alle technischen und öffentlichen Daten und Kommunikationsdaten nur im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung und nach vorheriger Information der Benutzer und im Beisein von Zeugen - Vier-Augen-Prinzip),
Extern:
- Microsoft (zur Bereitstellung der Dienste von Office 365, auf Weisung der Schulleitung, OST vom [Datum des Vertragsabschlusses/ Verlinkung der OST])
- Dienstleister, Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich, auf Weisung der Schulleitung)
- Ermittlungsbehörden (alle Daten betroffener Benutzer, Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im Verdachtsfall einer Straftat)
- US Ermittlungsbehörden haben Zugriff nach US amerikanischem Recht (weitere Informationen, siehe unten).
- Betroffene (Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO)
Löschfristen
Pädagogisches Netz
Zugangs- und Nutzungsdaten bleiben bestehen, solange der Benutzer Mitglied im pädagogischen Netz ist. Logdaten von Anmeldungen am pädagogischen Netz und Endgeräten sowie von Internetzugriffen aus dem pädagogischen Netz werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Nach Ende der Schulzugehörigkeit werden sämtliche Zugangsdaten sowie das Nutzerverzeichnis gelöscht. Bis dahin ist es für den Benutzer möglich, sich die Inhalte des persönlichen Verzeichnisses aushändigen zu lassen.
Office 365
Mit dem Ende der Schulzugehörigkeit erlischt das Anrecht auf die Nutzung von Office 365. Entsprechend wird die Zuweisung von Office 365 Education-Lizenzen zu Benutzern mit Ende der Schulzugehörigkeit, in der Regel zum Schuljahresende, aufgehoben. Damit verliert der Benutzer den Zugriff auf Online Dienste und -Daten. Das bedeutet Folgendes:
- Alle Daten im Zusammenhang mit dem Konto dieses Benutzers werden von Microsoft 30 Tage aufbewahrt. Eine Ausnahme bilden Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, die entsprechend dieser Fristen aufbewahrt werden.
- Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden die Daten von Microsoft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Ausgenommen sind Dokumente, die auf SharePoint Online-Websites gespeichert sind.
Benutzer müssen ihre Daten vorher eigenständig sichern.
Recht auf Widerruf
Die erteilte Einwilligung kann für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Dabei kann der Widerruf auch nur auf einen Teil der der Datenarten bezogen sein. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs sämtlicher Verarbeitung personenbezogener Daten im pädagogischen Netz und in Office 365 werden die entsprechenden Zugangsdaten aus dem System gelöscht und der Zugang gesperrt.
Weitere Betroffenenrechte
Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunftüber Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein Westfalen zu.
Wichtiger Hinweis - Freiwilligkeit
Wir möchten darauf hinweisen, dass sowohl die Nutzung des pädagogischen Netzes wie auch von Office 365 auf freiwilliger Basis erfolgen. Eine Anerkennung der Nutzervereinbarungen und eine Einwilligung in die Verarbeitung der zur Nutzung des pädagogischen Netzes wie auch von Office 365 erforderlichen personenbezogenen Daten ist freiwillig.
Die Nutzung des pädagogischen Netzes setzt keine Nutzung von Office 365 voraus. Wer die Nutzungsvereinbarung für Office 365 nicht anerkennen möchte, erfährt daraus keinen Nachteil und kann mit einer Offline Version von Microsoft Office arbeiten.
Die Nutzung von Office 365 setzt keine Nutzung des pädagogischen Netzes voraus. Alternativ ist es auch möglich, mit Einwilligung der Eltern über einen eigenen mobilen Zugang mit dem eigenen Gerät auf Office 365 zuzugreifen. Für eine brauchbare und zuverlässige Leistung einer Mobilfunkverbindung in allen Gebäudeteilen übernimmt die Schule keine Verantwortung.
Wer die Nutzungsvereinbarung des pädagogischen Netzes nicht anerkennt, kann keine schulischen Computer und Mobilgeräte nutzen. Die Lehrkräfte werden dann anderweitig Materialien für Arbeitsaufträge im Unterricht bereitstellen. Unsere Schulbibliothek steht unseren Schülern für Recherchen jederzeit offen.
Die Nutzung des pädagogischen Netzes setzt immer die Anerkennung der Nutzervereinbarung für das pädagogische Netz und die Einwilligung in die diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Betroffenen voraus.
Die Nutzung von Office 365 setzt immer die Anerkennung der Nutzervereinbarung für Office 365 und die Einwilligung in die diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Betroffenen voraus.
Download:
Nutzungsvereinbarung Office 365
Online-Diagnose und Lernplattformen
ONLINE-DIAGNOSE
Hinter der online-Diagnose verbirgt sich eine Reihe von Online Tests für verschiedene Unterrichtsfächer und Jahrgangsstufen, vorrangig jedoch für Deutsch, Mathematik und Englisch. Die Ergebnisse der Tests werden automatisch ausgewertet und als Leistungsprofile angezeigt. Auch eine Auswertung über die Klasse hinweg, z. B. auf Jahrgangsebene, kann möglich sein. Anhand der Ergebnisse kann die Schule die einzelnen Schülerinnen und Schüler individuell fördern. Soweit eine Online-Diagnose über einen (Schulbuch)Verlag durchgeführt wird, stellt dieser dafür ggf. zusätzliche Materialien bereit. Um die jeweilige Plattform datenschutzkonform nutzen zu können, schließt die Schule mit dem entsprechenden Verlag einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei entsprechender Vereinbarung, findet sich dieser Vertrag nachfolgend als Download im pdf-Format.
Da bei der Online Diagnose personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich.
ONLINE LERNPLATTFORMEN
Über Browser oder Apps können Lernplattformen genutzt werden. Neben der individuellen Nutzung ist eine Nutzung über ein Schulkonto möglich. Dazu braucht es eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Ggf. können dabei Schulkontos auf Wunsch der Nutzer in ein privates Konto umgewandelt werden. Außerdem kann die Mitnahme des Kontos an eine andere Schule möglich sein.
Schulmanager online
Schulmanager-online ist eine Online-Plattform (App und Browser - www.schulmanager-online.de), auf der Eltern und Schule in einem geschützten Bereich direkt miteinander kommunizieren können. Die Sicherheit der persönlichen Daten ist hierbei durch einen verschlüsselten Zugriff auf das Kommunikationssystem gewährleistet.
MÖGLICHKEITEN DES SCHULMANAGERS
1. Elternaccount
Damit nur Sie als Eltern personalisierte Informationen über Ihr Kind bekommen, erfolgt Ihre erstmalige Anmeldung anhand der von uns Ihnen zugeteilten Zugangsdaten. Bei dieser Erstregistrierung hinterlegen Sie (möglichst) eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Danach können Sie das System mit diesen Zugangsdaten nutzen.
Als Eltern können Sie
- Einsicht in den individuellen Vertretungs-, Stunden- und Aufgabenplan Ihres Kindes bzw. Ihrer Kinder erhalten.
- den Terminkalender der Schule einsehen.
- das „Schwarze Brett“ der Schule sehen.
- Nachrichten empfangen und schreiben.
- Elternbriefe empfangen.
- Ihr Kind elektronisch krankmelden.
- wichtige Formulare der Schule finden.
(Nicht alle Module sind sofort verfügbar.)
2. Schüleraccount
Zur Nutzung braucht Ihr Kind ebenfalls ein persönliches Konto. Die Anmeldung erfolgt mit von uns zugeilten Zugangsdaten. Bei der Erstregistrierung kann Ihr Kind eine E-Mail-Adresse (wenn vorhanden) und ein Passwort angeben. Es ist auch eine Nutzung ohne E-Mail-Adresse möglich, dann vergibt das Programm bei der Registrierung einen Benutzernamen. Danach kann Ihr Kind das System mit diesen Zugangsdaten nutzen.
Ihr Kind kann
- den individuellen Vertretungs-, Stunden- und Aufgabenplan sehen.
- bearbeitete Materialien und Aufgaben über das Modul „Lernen“ hochladen und ein Feedback des Lehrers erhalten.
- Aufgaben hochladen.
- den Terminkalender der Schule einsehen.
- das „Schwarze Brett“ der Schule sehen.
- Nachrichten empfangen und schreiben.
(Nicht alle Module sind sofort verfügbar.)
Für die Nutzung von Schulmanager-Online im oben genannten Umfang ist es erforderlich, dass wir für Sie und Ihr Kind ein Nutzerkonto anlegen. Dazu werden aus unserem Schulverwaltungsprogramm Name, Klasse und Fächer/Kurse Ihres Kindes importiert. Sie können bei einer Registrierung weitere Daten des Kindes und Ihre Kontaktdaten angeben.
Mit dem individuellen Zugang ist sichergestellt, dass nur Sie und die unterrichtenden Lehrkräfte personalisierte Informationen zu Ihrem Kind bekommen.